មាតិកា
ការគ្រប់គ្រងពេលវេលា «ជាមួយនឹងការងារដែលខ្ញុំមាន ហើយខ្ញុំជាប់នៅក្នុងការប្រជុំដែលគ្មានប្រយោជន៍»
សេដ្ឋវិទូ Pilar Lloret ពន្យល់នៅក្នុង "ការប្រជុំ 30 នាទី" របៀបដើម្បីបង្កើនប្រសិទ្ធភាពការណាត់ជួបការងារទាំងនេះដល់អតិបរមា។
ប្រសិនបើនៅពេលដែលអ្នកត្រូវបានជូនដំណឹងអំពីការប្រជុំថ្មីនៅកន្លែងធ្វើការ អ្នកស្រក់ទឹកភ្នែកដោយការធ្វេសប្រហែស និងការលាលែងពីតំណែង នោះមានអ្វីមួយខុសហើយ។ ការណាត់ជួបការងារទាំងនេះគួរតែជាឧបករណ៍ដើម្បីកែលម្អការងារដែលមានជំនាញវិជ្ជាជីវៈរបស់យើង ហើយជាច្រើនដងពួកគេបញ្ចប់ដោយគ្រាន់តែខ្ជះខ្ជាយពេលវេលា។
ស្ថានភាពនេះ - ជារឿងធម្មតាជាងវាហាក់ដូចជា - គឺជាអ្វីដែលជំរុញអ្នកសេដ្ឋកិច្ច Pilar Lloretឯកទេសក្នុងការវិភាគអាជីវកម្ម និងហានិភ័យ ដើម្បីសរសេរ "ការប្រជុំ ៣០ នាទី"សៀវភៅមួយក្បាលដែលតាមរយៈការណែនាំ និងដំបូន្មានច្បាស់លាស់ គាត់បានស្នើវិធីដើម្បីបង្កើនប្រសិទ្ធភាពនៃកិច្ចប្រជុំទាំងនេះ ដូច្នេះសម្រេចគោលបំណងរបស់គាត់។
យើងបាននិយាយជាមួយអ្នកនិពន្ធ ហើយបានសុំឱ្យនាងនូវគន្លឹះដើម្បីបញ្ឈប់ការខ្ជះខ្ជាយពេលវេលា និងធ្វើឱ្យកិច្ចប្រជុំភាគច្រើនដែលយើងត្រូវបានបង្ខំឱ្យចូលរួម៖
ហេតុអ្វីបានជាអង្គការមានសារៈសំខាន់ខ្លាំងពេលរៀបចំការប្រជុំ?
ប្រសិនបើយើងមិនមានផែនការ និងការរៀបចំល្អទេ គោលបំណងនឹងមិនច្បាស់លាស់ ឬចំណុចដែលត្រូវពិភាក្សា ឬពេលវេលាដែលមាន… ដូច្នេះហើយ យើងនឹង រយៈពេលដែលមិនអាចគ្រប់គ្រងបាន។ ហើយយើងនឹងមិនបំពេញតាមការរំពឹងទុករបស់អ្នកចូលរួមនោះទេ។ យើងអាចនឹងមានការខកចិត្ត ហើយវានឹងក្លាយជាការខ្ជះខ្ជាយពេលវេលារបស់អ្នកគ្រប់គ្នា។
តើការប្រជុំអាចមានផលអវិជ្ជមានអ្វីខ្លះដែលមានការគ្រោងទុកមិនល្អ ហើយក្នុងនោះគោលបំណងដែលចង់បានមិនអាចសម្រេចបាន?
បន្ថែមពីលើការចំណាយក្នុងលក្ខខណ្ឌសេដ្ឋកិច្ច ការចូលរួមក្នុងកិច្ចប្រជុំដែលបានគ្រោងទុកមិនល្អ ហើយបន្ទាប់ពី 90, 60 ឬ 30 នាទីគ្មានការសន្និដ្ឋានណាមួយត្រូវបានសម្រេច។ ការយល់ឃើញអវិជ្ជមាន និងការធ្លាក់ទឹកចិត្តក្នុងចំណោមអ្នកចូលរួម. ហើយប្រសិនបើស្ថានភាពនេះនៅតែបន្ត វាងាយស្រួលដែលយូរៗទៅយើងមានការគិតតានតឹង «ជាមួយនឹងការងារដែលខ្ញុំមាន ហើយខ្ញុំត្រូវចូលរួមកិច្ចប្រជុំដែលគ្មានប្រយោជន៍»។
វាក៏ជះឥទ្ធិពលអវិជ្ជមានដល់គំនិតរបស់អ្នកចូលរួមចំពោះអ្នករៀបចំ ដែលក្នុងករណីភាគច្រើនជាចៅហ្វាយ។
ហេតុអ្វីបានជា 30 នាទីជាពេលវេលាល្អបំផុតសម្រាប់រយៈពេលនៃការប្រជុំ?
30 នាទីគឺជាបញ្ហាប្រឈមដែលខ្ញុំដាក់ក្នុងសៀវភៅដោយផ្អែកលើបទពិសោធន៍ផ្ទាល់ខ្លួនរបស់ខ្ញុំក្នុងការរៀបចំកិច្ចប្រជុំដែលដំណើរការ។ ជាក់ស្តែង មានកិច្ចប្រជុំដែលនឹងត្រូវការពេលវេលាបន្ថែមទៀតវត្ថុផ្សេងទៀតដែលគោលដៅរបស់អ្នកអាចត្រូវបានគេយកទៅសូម្បីតែតិច ហើយជាការពិតណាស់ក្នុងឱកាសខ្លះ 30 ឬ 60 នាទីនៃការប្រជុំខ្លួនឯងអាចត្រូវបានជំនួសដោយការហៅទូរសព្ទ ឬអ៊ីមែល ជាឧទាហរណ៍។
តើតួរលេខនៃអ្នកធ្វើការសម្រេចចិត្តដែលអ្នកនិយាយអំពីសៀវភៅនោះដំណើរការយ៉ាងដូចម្តេច?
នៅពេលយើងនិយាយអំពីអ្នកចូលរួមនៃការប្រជុំរយៈពេល 30 នាទី វាត្រូវតែច្បាស់ ចំនួនដ៏ល្អមិនគួរលើសពីមនុស្សអតិបរមាប្រាំនាក់ទេ។. ហើយជម្រើសរបស់អ្នកត្រូវតែត្រឹមត្រូវ។ យើងអាចបែងចែកតួរលេខរបស់អ្នកសម្របសម្រួល អ្នកសម្របសម្រួល លេខា (ពួកគេអាចជាមនុស្សដូចគ្នា) និងអ្នកចូលរួម។ ជាគោលការណ៍ ការសម្រេចចិត្តក្នុងកិច្ចប្រជុំ ៣០ នាទី និងអតិបរមា ៥ នាក់ គឺជាការព្រមព្រៀងគ្នា ហើយមិនគួរបង្កើតជម្លោះទេ។
តើយើងគួររៀបចំការប្រជុំដោយរបៀបណាដើម្បីធ្វើឱ្យវាមានប្រសិទ្ធភាពតាមដែលអាចធ្វើទៅបាន?
យើងអាចសង្ខេបជាប្រាំចំណុចអំពីរបៀបរៀបចំកិច្ចប្រជុំដូចខាងក្រោម។ ទីមួយនឹងជា កំណត់គោលបំណង និងលទ្ធផលដែលចង់បាននៃកិច្ចប្រជុំ។ ទីពីរ ជ្រើសរើសអ្នកចូលរួមត្រឹមត្រូវ។។ ទីបីគឺ រៀបចំផែនការកិច្ចប្រជុំ; ក្នុងចំណោមរបស់ផ្សេងទៀត រៀបចំរបៀបវារៈ ជ្រើសរើសទីកន្លែង ពេលវេលាចាប់ផ្តើម និងរយៈពេល ហើយផ្ញើវាទៅជាមួយឯកសារសំខាន់ៗនៃកិច្ចប្រជុំទៅកាន់អ្នកដែលចាប់អារម្មណ៍ក្នុងពេលវេលាគ្រប់គ្រាន់ ដើម្បីពួកគេអាចរៀបចំវាបាន។
ទី៤ យើងត្រូវគិតគូរ ការរចនារចនាសម្ព័ន្ធ នៃកិច្ចប្រជុំ នោះគឺជាច្បាប់ប្រតិបត្តិការ និងជាការពិតណាស់អំពីរបៀបដែល 30 នាទីដែលកិច្ចប្រជុំមានរយៈពេល ត្រូវបានរៀបចំឡើងដោយខ្លឹមសារ។ ជាចុងក្រោយវាមានសារៈសំខាន់ណាស់ក្នុងការបង្កើត ក ការតាមដានការប្រជុំ. ត្រូវប្រាកដថាអ្នកចូលរួមទាំងអស់បានដឹងអំពីកិច្ចព្រមព្រៀងដែលបានធ្វើ ហើយក្នុងករណីដែលសកម្មភាពតាមដានណាមួយត្រូវអនុវត្ត តើភារកិច្ចអ្វីខ្លះដែលត្រូវប្រគល់ឱ្យម្នាក់ៗ និងពេលវេលាអនុវត្ត។